Tega nikar ne naredite, ko pošiljate elektronsko pošto

Se vam pogosto zgodi, da prijatelju ali sodelavcu pošljete elektronsko pošto, pa ne dobite odgovora? Morda naslovnik vašega sporočila res ni najbolj vesten pri prebiranju pošte, čisto mogoče pa je tudi, da že z naslovom elektronskega sporočila oziroma "Zadevo" (angl. Subject) niste pritegnili njegove pozornosti, ali ste ga, kar je še huje, odbili.

Naslov naj bo dolg med 40 in 50 znakov

Ljudje najpogosteje odprejo elektronsko pošto, če je sporočilo v zadevi oziroma naslovu dolgo med 40 in 50 znakov, piše poslovni medij Business Insider. Precej odbijajoča pa je, kot piše medij, tudi elektronska pošta z naslednjimi "Zadevami" oziroma naslovi, zlasti če jo dobite od nadrejenega ali podrejenega sodelavca:

1. Kratko vprašanje

Že mogoče, da je vprašanje kratko, a odgovor nanj pogosto ne bo in vam bo vzel veliko časa. Takšno elektronsko sporočilo brez slabe vesti ignorirajte ali pa ga arhivirajte. Namesto tega v polje zadeva raje vpišite le "Vprašanje" ali "Vprašanje o …".

2. Petek

Svoje elektronske pošte nikoli ne naslavljajte z dnevom v tednu. Kako bo vaš sodelavec vedel, kateri petek ste imeli v mislih: tega ali petek prihodnji teden?

3. Re: Re: Re: ali Fwd: Fwd

Elektronska pošta s takšno zadevo gotovo ne bo dobila veliko pozornosti. Če pošto prepošiljate, obvezno dodajte nov naslov elektronskega sporočila.

4. !!! ali ???

Če ste od svojega nadrejenega dobili elektronsko pošto z vprašaji ali klicaji (???) v naslovu, vas gotovo malce stisne v želodcu. Brez slabe vesti mu lahko poveste, da bi bilo že eno samo ločilo dovolj, saj elektronska pošta sicer izpade agresivno. 

5. Lahko, prosim, prideš v pisarno? Narediti morava načrt za jutrišnjo predstavitev, saj moram že danes oddati osnutek.

Polje za zadevo (Subject) zapolnite s 40-50 znaki. Nikar sem ne vpisujte dolgih stavkov, ali še huje več stavkov. To spada  v polje, kjer vpisujete glavno besedilo. 

6. 

Polja "Zadeva" nikoli ne puščajte praznega. Naslovnik vašega elektronskega sporočila bo moral najprej odpreti pošto, da bo videl, kaj ste mu poslali. V številnih primerih bo takšna pošta romala neposredno v koš. 

7. NUJNO ali ASAP

Če je nekaj res nujno, potem bo bolje, da osebo, ki bi ji sicer poslali sporočilo, pokličete ali, najbolje, greste do nje osebno. Če boste v zadevo svoje elektronske pošte pogosto pisali NUJNO ali ASAP (angl. as soon as possible; slo. kolikor hitro je mogoče), bo ta beseda izgubila pomen, in naslednjič, ko bo nekaj res nujno, ne bo prišla do izraza. 

8. POGODBA O PRODAJI

So vam že povedali, da uporaba velikih črk na internetu pomeni kričanje? Gotovo si ne želite, da bi vaši podrejeni mislili, da kričite nanje, kajne?

Ste od svojega nadrejenega dobili elektronsko pošto z Zadevo "ALI SMO MI TO IMELI?" Kot kaže, vaš šef ne ve, da uporaba velikih črk na spletu pomeni kričanje. Morda mu morate to pojasniti. Foto: Thinkstock

9. Ali si zaposlen/-a?

S tem vprašanjem boste svoje podrejene sodelavce spravili v neprijeten položaj. Primernejše bi bilo vprašanje v smislu "Ali imaš čas, da mi pomagaš s ...".

10. Prosim, pokliči me.

V poslovnem svetu te besede ne pomenijo nič dobrega, prav tako ne v zasebnem. Bodite bolj natančni in naslovniku vsaj napišite, zakaj želite, da naj vas pokliče. 

11. Od Martine

Elektronska pošta deluje tako, da naslovnik, še preden odpre prejeto elektronsko sporočilo, ve, kdo mu je pošto poslal. Zato ni potrebe, niti to ni primerno, da v prostor "Zadeva" vpisujete, od koga je to sporočilo. Od vas pa se seveda pričakuje, da elektronsko pošto pošljete z naslova, ki običajno vsebuje vaše ime in priimek (npr. ime.priimek@gmail.com) in ne z naslova, ki ste ga ustvarili za aplikacijo za zmenkarije (npr. fant1975@gmail.com).